Changement de syndic : que deviennent les documents de la copropriété ?

Le syndic qui quitte ses fonctions doit transmettre certaines informations et documents de la copropriété au nouveau syndic.

Documents à remettre dans un délai de 15 jours à partir de l'arrêt des fonctions

• Situation de trésorerie de la copropriété
• Références des comptes bancaires du syndicat de copropriétaires et coordonnées de la banque

Documents à remettre dans un délai de 1 mois à partir de l'arrêt des fonctions

• Ensemble des documents et archives du syndicat de copropriétaires et ensemble des documents dématérialisés liés à la gestion de l'immeuble ou aux lots gérés, dans un format téléchargeable et imprimable. Ces documents doivent être accompagnés d'un bordereau récapitulatif de ces pièces. Le syndic doit remettre une copie de ce bordereau au conseil syndical.
  Lorsque le syndicat a fait le choix de confier ses archives à un prestataire spécialisé, le syndic doit dans ce délai de 1 mois, informer le prestataire de ce changement en communiquant les coordonnées du nouveau syndic.

• Ensemble des documents contractuels ou techniques concernant l'immeuble (notamment le diagnostic technique global)
  

Documents à remettre dans un délai de 3 mois à partir de l'arrêt des fonctions

• État des comptes des copropriétaires et du syndicat de copropriétaires après apurement et clôture

Si le syndic ne remet pas les documents exigés dans les délais

Le nouveau syndic ou le président du conseil syndical doit mettre en demeure l'ancien syndic de transmettre les documents. Cette mise en demeure doit être faite par l'un des moyens suivants :

• Lettre recommandée avec accusé de réception ou lettre recommandée électronique.
• Acte du commissaire de justice (anciennement huissier de justice et commissaire-priseur judiciaire): 
  • Document rédigé par un commissaire de justice (anciennement huissier de justice et commissaire-priseur judiciaire). L'acte de commissaire de justice (anciennement acte d'huissier de justice) peut notamment servir à constater un fait, accomplir une formalité de procédure ou engager une voie d'exécution (saisie, expulsion, ...). Exemples d'acte de commissaire de justice : constat, notification ...

• Remise contre récépissé ou émargement

Si l'ancien syndic ne transmet pas les documents dans un délai de 8 jours après la mise en demeure, le nouveau syndic ou le président du conseil syndical peut faire un recours devant le tribunal.

Le juge peut alors ordonner la remise sous astreinte: Condamnation d'une personne à payer une somme d'argent par jour, semaine ou mois de retard si une obligation imposée par une décision de justice n'est pas exécutée. des pièces, informations et documents dématérialisés, et le versement de dommages et intérêts: Somme d'argent destinée à réparer le préjudice subi dus depuis la mise en demeure.