Quelles sont les missions du syndic de copropriété ?

Le syndic est le représentant légal du syndicat de copropriétaires. À ce titre, il gère les finances et l'administration de la copropriété. Pour cela, il doit veiller au maintien en bon état d'usage et de jouissance de toutes les parties communes: Parties de bâtiments (couloirs, chaudière, canalisation, garde-corps...) et des terrains (jardins, parcs...) affectés à l'usage ou à l'utilité de tous les copropriétaires de l'immeuble et de ses équipements.

Gestion financière

Le syndic doit réaliser le budget prévisionnel de la copropriété, les comptes du syndicat et leurs annexes, et les soumettre au vote des copropriétaires.

Il doit ouvrir un compte bancaire séparé au nom du syndicat.

Toutes les sommes reçues au nom et pour le compte du syndicat de copropriétaires doivent être versées sur ce compte.

La notion de compte séparé implique que le titulaire du compte soit le syndicat de copropriétaires. La personne apparaissant sur les relevés bancaires comme titulaire du compte doit donc être le syndicat de copropriétaires et non le syndic.

À savoir
Le fait que l'intitulé du compte mentionne le nom du syndic ou ne mentionne pas le nom du syndicat fait supposer qu'il ne s'agit pas d'un compte séparé.

Gestion administrative

Le syndic doit remplir les missions suivantes :

• Réaliser et mettre à jour la fiche synthétique de la copropriété
• Réaliser et mettre à jour de la liste de tous les copropriétaires avec indication de leur lot, état civil, domicile et, s'ils ont donné leur accord, leur adresse électronique
• Faire exécuter le règlement de copropriété et les décisions de l'assemblée générale (AG)
• Administrer l'immeuble, assurer sa conservation, son entretien et, en cas d'urgence, faire exécuter les travaux nécessaires
• Représenter le syndicat de copropriétaires en justice
• Établir et mettre à jour le carnet d'entretien de l'immeuble
• Informer les occupants de l'immeuble (propriétaires et locataires) des décisions prises en AG
• Gérer les archives du syndicat de copropriétaires

Il doit par ailleurs obligatoirement organiser un vote en AG concernant les décisions suivantes :

• Souscription d'un contrat d'assurance responsabilité civile du syndicat (en cas de refus, le syndic peut souscrire cette assurance pour le compte du syndicat)
• Délégation à une entreprise spécialisée de la gestion des archives du syndicat des copropriétaires
• Signature des contrats avec toute entreprise ou prestataire qui lui est liée

Mise en place d'un accès en ligne aux documents de la copropriété

Le syndic doit proposer un accès en ligne aux documents qui concernent la gestion de l'immeuble ou des lots de copropriétés gérés.

L'accès en ligne doit être sécurisé. Il doit être accessible aux membres du conseil syndical et aux copropriétaires au moyen d'un code personnel.

Les documents mis à disposition doivent être téléchargeables et imprimables.

Cet accès doit être différencié selon la nature des documents mis à disposition.

Le syndic doit au minimum mettre à disposition les documents suivants :

• Liste de tous les copropriétaires
• Balances générales des comptes du syndicat des copropriétaires et relevé général des charges et produits de l'exercice échu
• Relevés périodiques des comptes bancaires séparés ouverts au nom du syndicat des copropriétaires
• Assignations en justice délivrées au nom du syndicat des copropriétaires concernant les procédures judiciaires en cours et décisions de justice dont les délais de recours n'ont pas expiré
• Carte professionnelle du syndic, attestation d'assurance responsabilité civile professionnelle et attestation de garantie financière en cours de validité

À savoir
Si le syndic ne transmet pas les documents au delà d'un mois au conseil syndical qui en fait la demande, 15 € par jour de retard sont retenus sur sa rémunération forfaitaire annuelle.
Ces pénalités sont déduites de sa rémunération lors de l'arrêté des comptes à soumettre à l'AG.