Qu'est-ce qu'un appel de fonds et à quoi sert il?

Dès lors que l'on devient propriétaire dans un immeuble en copropriété, on doit participer aux charges de celle-ci. Cette règle est impérative et aucun copropriétaire ne peut y déroger.

Les appels de fonds comprennent la répartition de deux grandes catégories de charges engendrées par le fonctionnement même de la copropriété.

• Les charges générales : il s'agit de toutes les charges relatives à la conservation, à l'entretien et à l'administration de l'immeuble.
• Les charges spéciales : il s'agit de toutes les charges entraînées par les services collectifs et les éléments d'équipements communs (ascenseur, chauffage).

Il est fondamental de les distinguer et ce dans le règlement de copropriété car elles n'obéissent pas aux mêmes règles de répartition. Les premières se répartissent proportionnellement aux tantièmes de copropriété. Les secondes sont réparties en fonction de l'utilité que ces services présentent à l'égard de chaque lot.

Les charges générales

Les charges générales regroupent toutes les charges :

• liées à la conservation, à l'entretien et à l'administration de l'immeuble ;
  les dépenses relatives à la conservation de l'immeuble concernent la réfection du gros oeuvre (façades, toitures), des halls, couloirs, escaliers et locaux annexes, le maintien en état des réseaux de canalisation, etc. ;
• les dépenses relatives à l'entretien concernent la rémunération du personnel chargé du nettoyage, l'achat des produits, les frais d'enlèvement des ordures ménagères, l'entretien des espaces verts, etc. ;
• les frais d'administration de l'immeuble concernent la rémunération du syndic, les primes d'assurance, le salaire du gardien, les frais de fonctionnement du syndicat, les impôts et taxes concernant l'immeuble, etc.

Comment sont réparties les charges générales ?

La répartition des charges générales figure sur l'appel de fonds et se calcule en fonction de la quote-part que représente le lot de copropriété indiqué dans l'état descriptif de division. Cet état descriptif de division est en effet obligatoire dans toute copropriété. Il s'agit d' un document technique qui détermine, localise et identifie tous les lots. Chaque lot est en effet numéroté, et une quote-part des parties communes est affectée à chacun d'entre eux . Cette quote-part s'exprime en tantièmes de copropriété. C'est cette quote-part qui sert à déterminer la participation de chaque copropriétaire aux charges.

Exemple : Madame X possède un lot privatif auquel correspond une quote-part de parties communes fixée à 1650 (quote-part de Mme X) /100000 (tantièmes généraux). Les charges générales de l'exercice 2022 s'élèvent à 18000 €.
Sa participation aux charges générales sera de :
(18000 € x 1 650) / 100000= 297 €. Important : Aucun copropriétaire ne peut s'y soustraire sous prétexte par exemple que son lot est inoccupé OU que le syndic n'accompit pas sa mission.

Les charges spéciales

Les charges communes spéciales sont celles entraînées par les services collectifs et les éléments d'équipements communs. Il peut s’agir notamment des frais de maintenance de l’ascenseur, du chauffage collectif ou encore de l’eau froide collective. À l’inverse des charges générales, les charges spéciales concernent uniquement les copropriétaires qui peuvent en avoir l’utilité.

Le critère de l’utilité est défini au préalable par un géomètre. Par exemple, lorsque la copropriété est équipée d’un ascenseur, l’étage est le paramètre qui détermine la répartition des frais. Les copropriétaires qui vivent au rez-de-chaussé ne participeront pas aux frais de maintenance de l’ascenseur. En revanche, les copropriétaires habitant aux étages supérieurs seront redevables de frais calculés selon des coefficients graduels appliqués aux étages.

L'appel de fonds du syndic pour les charges exceptionnelles

Les charges exceptionnelles correspondent à toutes les dépenses ponctuelles qui ne seraient pas prévues dans le budget prévisionnel. Il s’agit notamment de gros travaux, hormis les travaux prévus dans le cadre de contrats de maintenance, comme par exemple :

• Les travaux de conservation et d’entretien de la copropriété (ravalement de façade, réfection de la toiture, etc.) ;
• Les travaux de remplacement ou de réparation des équipements communs comme le remplacement d’une chaudière collective ;
• Les travaux d’amélioration de la copropriété comme la mise en place d’un ascenseur ;
• Les études techniques comme la réalisation du Diagnostic Technique Global (DTG) ou des consultations d’experts.

Chaque dépense exceptionnelle doit obligatoirement être votée en assemblée générale. En fonction de la nature des travaux, le vote se fera à l’unanimité, à la majorité absolue, simple ou double. Une fois la dépense approuvée, elle est répartie en fonction des quotes-parts des parties communes détenues par chaque copropriétaire et, le cas échéant, le degré d’utilité qu’elle représente.

Bon à savoir :

Depuis la loi ALUR de 2014, la constitution d’un fonds de travaux est obligatoire pour la majorité des copropriétés afin d’anticiper et de financer les gros travaux de rénovation (urgents ou non). Ce fonds est alimenté par une cotisation annuelle versée par chaque copropriétaire et doit être supérieur ou égal à 5% du budget prévisionnel de la copropriété. Toutefois, il existe quatre exceptions où le fonds de travaux ALUR n’est pas obligatoire : Dans le cas des copropriétés neuves livrées il y a moins de 5 ans ; Dans le cas des copropriétés de moins de 10 lots et lorsque l’assemblée générale vote à l’unanimité de ne pas constituer de fonds de travaux ; Si le diagnostic technique global de la copropriété définit qu’il n’est pas nécessaire de réaliser des travaux pour les 10 prochaines années ; Dans le cas des copropriétés ayant déjà constitué un budget travaux équivalent au budget prévisionnel en cours.

Quand les charges sont-elles appelées ?

Les copropriétaires reçoivent chaque trimestre un appel de fonds dit « provisions sur charges ». Son montant est le même chaque trimestre car au début de chaque année, le syndic élabore un budget annuel et prévisionnel le plus proche possible de la réalité. Le montant du budget annuel est ensuite divisé en quatre et réparti en fonction des tantièmes de répartition de chaque copropriétaire. C'est pourquoi les appels de fonds sont toujours égaux chaque trimestre . En d'autres termes, les copropriétaires versent au syndic chaque trimestre un quart du budget voté. Une fois l'année écoulée, le syndic procède à la régularisation des charges et demande généralement un complément de charges sous forme de « régularisation appels de fonds ».

Bon à savoir :

La loi du 10 juillet 1965 ne prévoit pas de délai légal entre la date d’envoi des appels de fonds et la date d’exigibilité du paiement. Généralement, les syndics envoient les appels de fonds environ une à deux semaines avant l’échéance de paiement.

Le paiement des appels de fonds:

Tous les copropriétaires sont redevables des appels de fonds. Deux cas particuliers sont à noter :

• Le propriétaire bailleur : dans le cas d’un logement loué, le propriétaire est tenu de régler l’appel de fonds mais peut ensuite récupérer les charges dites récupérables auprès du locataire. La liste des charges récupérables a été fixée par le décret n°87-713 du 26 août 1987 ;
• La vente : dans le cas d’un logement vendu, le copropriétaire vendeur est tenu de régler les appels de fonds jusqu’à la signature de l’acte authentique de vente. Ainsi, le copropriétaire acquéreur règle les fonds appelés à compter du transfert de propriété.

Les copropriétaires disposent de plusieurs façons de régler les sommes appelées par le syndic de copropriété :

• Par virement bancaire:l'IBAN de la copropriété se trouve sur l'appel de fonds transmis,
• ou par chèque : dans ce cas, les copropriétaires doivent être particulièrement vigilants à la date d’exigibilité pour payer en temps et en heure leurs charges de copropriété.

Bon à savoir :

Les montants prévisionnels appelés doivent être régularisés en fin d’exercice comptable selon les dépenses réellement engagées. En effet, il existe toujours une différence, même minime, entre le budget appelé et les charges réelles. Après approbation des comptes en assemblée générale, deux cas de figures sont possibles. Si le solde est déficitaire, ce qui signifie que le budget prévisionnel a été dépassé, le syndic appelle un complément aux copropriétaires. Si le solde est excédentaire, le syndic doit rembourser les copropriétaires (en pratique, il soustrait ce montant au premier versement de l’année suivante).